Impressum und Datenschutz für die Clan-Webseite: Die Grundlagen

1. Wann brauche ich ein Impressum?

Die Impressumspflicht betrifft digitale Dienste, die geschäftsmäßig angeboten werden, in Deutschland geregelt in § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG). „Geschäftsmäßig“ heißt nicht, dass du Gewinn machen musst. Es geht um ein auf Dauer angelegtes Angebot, das über rein Privates hinausgeht.

• Verein oder Firma: Das Impressum ist praktisch immer nötig.
• Mit Sponsoren, Werbung, Merch oder Spenden: In der Regel nötig.
• Rein private Seite ohne jede Einnahme: Kann ausgenommen sein. Wenn du unsicher bist, lege eines an. Es schadet nicht.

2. Was typischerweise ins Impressum gehört

• Name und Anschrift: Bei einem Verein der volle Name mit Rechtsform (e. V.) und die Anschrift. Bei einer Person Vor- und Nachname und die Anschrift. Ein reines Postfach reicht in der Regel nicht.
• Vertretungsberechtigte: Bei Vereinen und Firmen die Personen, die vertreten dürfen (zum Beispiel Vorstand).
• Kontakt: Eine E-Mail-Adresse und ein zweiter schneller Weg, zum Beispiel ein Kontaktformular oder eine Telefonnummer.
• Registerangaben: Bei eingetragenen Vereinen das Vereinsregister und die Nummer, bei Firmen das Handelsregister.
• Umsatzsteuer-ID, falls vorhanden.
• Verantwortlich für Inhalte, wenn ihr redaktionelle Beiträge veröffentlicht.

Die genauen Angaben unterscheiden sich je nach Fall. Verlasse dich nicht auf Beispiele aus dem Netz, sondern prüfe sie für eure Situation.

3. Wo das Impressum stehen muss

Das Impressum soll leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. In der Praxis heißt das: ein Link „Impressum“ im Footer, der auf jeder Seite sichtbar ist, nicht versteckt in der Mitte eines Menüs. Gleiches gilt für die Datenschutzerklärung.

4. Die Datenschutzerklärung

Sobald deine Seite personenbezogene Daten verarbeitet, informierst du Besucher darüber. Dazu zählen schon die Server-Logdateien beim Hoster, ein Kontaktformular, Bewerbungen oder eine Newsletter-Anmeldung. Typische Bestandteile:

• Wer verantwortlich ist und wie man euch erreicht
• Welche Daten ihr zu welchem Zweck verarbeitet (Server-Logs, Kontaktformular, Bewerbungen)
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung
• Empfänger der Daten, zum Beispiel der Hoster
• Speicherdauer
• Rechte der Betroffenen: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
• Eingebundene Dienste von Dritten (siehe nächster Abschnitt)

Mit dem Hoster solltest du, je nach Anbieter, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Hinweise zur Auswahl findest du im Ratgeber zu Domain und Hosting.

5. Twitch, YouTube und Discord einbinden

Bei Einbindungen von außen (ein Twitch-Player, ein YouTube-Video, ein Discord-Widget) lädt der Browser des Besuchers Inhalte vom Dienst nach, und der Dienst bekommt zum Beispiel die IP-Adresse. Das ist datenschutzrechtlich relevant.

Nenne alle eingebundenen Dienste in der Datenschutzerklärung. Auch Schriftarten von Google, Kartendienste und Analysewerkzeuge gehören dazu, wenn du sie nutzt.

6. Cookies und Hinweise

Technisch notwendige Cookies, etwa für Anmeldung oder Formularschutz, brauchen in der Regel keine Einwilligung. Alles, was zusätzlich Daten sammelt (Statistik-Werkzeuge, Werbung, manche Einbettungen), braucht meist eine echte Einwilligungslösung. Ein einfacher Hinweis „Verstanden“ genügt dafür nicht, wenn solche Dienste im Einsatz sind. Am einfachsten bleibst du bei einer Seite, die ohne Tracking und ohne Fremd-Einbindung auskommt.

7. Fotos, Namen und Minderjährige

• Fotos und Namen von Spielern und Staff veröffentlichst du mit Zustimmung der Person.
• Minderjährige: Hier ist meist auch die Einwilligung der Erziehungsberechtigten nötig.
• Schriftlich festhalten: Halte fest, wer wann zugestimmt hat und was veröffentlicht wird. Eine Person muss ihre Zustimmung widerrufen können, plane einen Weg dafür ein.
• Ehemalige Spieler: Nimm Profile herunter, wenn jemand das möchte.

Eine Checkliste, was sonst noch auf die Webseite einer Orga gehört, findest du im Ratgeber zur Orga-Webseite.

Mit dem Clan CMS: Das CMS legt Vorlagen für Impressum und Datenschutzerklärung an. Das sind keine fertigen Rechtstexte: Du ersetzt die Platzhalter in doppelten eckigen Klammern mit euren Angaben und prüfst den Text. Solange noch ein Platzhalter im Text steht, ist die Seite für Besucher nicht sichtbar. Das CMS setzt selbst nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie und zeigt dazu einen Hinweis. Wer Analyse- oder Marketing-Dienste zusätzlich einbaut, braucht eine echte Einwilligungslösung. Mehr dazu auf der Clan-CMS-Seite. Wer noch keine Seite hat, findet im Ratgeber zur Clan-Homepage fünf Wege dorthin.

8. Häufige Fragen